Controlando meus gastos pessoais com o Excel

Você já se encontrou naquela situação de “sobrar mês para pouco dinheiro” por não saber controlar os seus gastos e por não saber para onde o seu dinheiro está indo? Então, esta oficina foi feita para você!

Para ajudá-lo a organizar e a controlar as suas finanças pessoais, mostraremos as funções básicas do programa Excel e veremos noções básicas financeiras. Assim, você poderá criar planilhas mensais de caixa e de contas a pagar e a receber.


Conhecendo o Excel

O Microsoft Excel é o editor de planilhas do pacote Office. Ele pode ser utilizado em computadores com sistema operacional Microsoft Windows, além de computadores Macintosh (da Apple) e dispositivos móveis com Android, iOS ou Windows Phone.

O programa tem uma interface intuitiva e conta com capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos. Ele é capaz de armazenar, de organizar e de analisar diferentes tipos de dados, sendo utilizado por empresas, por profissionais ou até mesmo pelo usuário comum.

Como o nosso objetivo é criar planilhas de caixa e de contas a pagar e a receber, vamos focar nossa oficina para esta finalidade, certo?

Para as exemplificações a seguir, foi utilizado o modelo de Microsoft Excel do pacote Office 2013, em um computador com sistema operacional Microsoft Windows 7. Caso você utilize outras configurações, algumas explicações e funções podem ser diferentes das que aqui estão sendo mostradas.

Conhecendo o Excel

Vamos começar abrindo o Excel.

Primeiramente, pesquise o programa no seu computador (caso não possua, instale-o em seu computador e depois volte para esse ponto), na barra de busca do Menu Iniciar, se utiliza o sistema operacional Microsoft Windows.

Quando você clicar no programa, aparecerá várias sugestões de planilhas e tabelas sugeridas pelo Excel, que vai desde agenda até listas variadas, como de tarefa, financeira, entre outros. Sugerimos que, em outro momento, acesse algumas delas para que possa ver as utilidades que essas planilhas podem ter em certas ocasiões de sua vida. Mas nesse momento, clique na opção “Pasta de trabalho em branco”.

Após clicar, o Excel apresentará uma planilha em branco, no qual o nome do arquivo será “Pasta 1 – Excel”. Vamos entender, de forma sucinta, o ambiente de trabalho dessa ferramenta:

  1. ARQUIVO: ao acionarmos o botão ARQUIVO (Alt+A), temos acesso às principais funções deste aplicativo: Salvar, Imprimir, Fechar, entre outra.
  2. FAIXA DE OPÇÕES: é o local onde estão os principais comandos do Excel, separados por guias: “Início”, “Inserir”, “Layout da Página”, “Fórmulas”, “Dados”, “Revisão” e “Exibição”. (Pressione Alt e, em seguida, navegue com a seta para a direita entre as guias. Para encontrar as opções dentro de cada guia, navegue com a tecla Tab.)
  3. BOTÃO AJUDA: acessa a ajuda do Office Online ou a local (salva no computador). (Pressione Alt, seta para a direita até a opção Ajuda e em seguida tecle Enter.) Um atalho rápido é a tecla de função F1.
  4. CONTROLE DA JANELA: controles para Minimizar, Maximizar (fica do tamanho da tela), Restaurar (pode ser redimensionada conforme necessidade) e Fechar (fechar) a janela. Você poderá utilizá-los para o Excel ou para cada pasta aberta. (Pressione Alt da esquerda simultaneamente com a Barra de Espaço e use as setas para cima e para baixo.) Atalho para Restaurar janela: Alt F5 e para Maximizar: Ctrl F10.
  5. COLUNAS: trata-se do grupo de células que vai desde a primeira parte da planilha até o último ponto abaixo. Estarão sempre identificadas por letras.
  6. LINHAS: é o grupo de células que vai da esquerda até a última célula existente à direita. Sempre serão identificadas por números.
  7. CÉLULA: uma célula é um retângulo onde se unem uma linha e uma coluna.
  8. NOME DA CÉLULA: neste campo é possível ver o nome da célula na qual você está trabalhando.
  9. BARRA DE FÓRMULAS: aqui é possível escrever ou editar os dados de uma célula específica.
  10. PLANILHAS: os arquivos do Excel são chamados de pastas. Cada uma destas pastas podem conter uma ou mais planilhas.
  11. BARRA DE ROLAGEM HORIZONTAL: se você possui mais de uma planilha e não é possível vê-las de uma vez na tela do seu computador, clique sobre a barra de rolagem horizontal, mantenha-a pressionada e arraste da esquerda para direita. Desta maneira, você poderá ver todas as planilhas de trabalho existentes na sua pasta.
  12. MODOS DE VISUALIZAÇÃO: há três formas de ver uma planilha. Veja quais são elas da esquerda para a direita:

    Normal: Quando você abre o Excel, esta é a primeira forma que se apresenta. Ela mostra um número grande de linhas, células e colunas. A imagem acima está neste formato.

    Layout de página: Divide a planilha no número de páginas que ela contém.

    Quebra de página: Aqui é possível ver o resumo da planilha. É muito útil quando é preciso agregar quebras de páginas.

Fórmulas

Agora que vimos como é a planilha de Excel e o seu ambiente, vamos entender alguns operadores de cálculos e a sua ordem de execução necessária para podermos criar uma planilha de controle financeiro completa.

Uma fórmula no Excel começa sempre com um sinal de igual (=). O sinal de igual indica ao Excel que os caráteres que se seguem constituem uma fórmula. Após esta sinal de igual, podem existir uma série de elementos para ser calculado, que são separados por operadores de cálculo. O Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador na fórmula.

Vamos ver os principais operadores aritméticos de cálculos úteis para a planilha que queremos em uma conta direta ou por referência:

SOMA (+): o sinal de + (soma ou adição) é certamente o mais simples, pois é escrito sempre da mesma forma, como uma cruz. Para utilizar o sinal de soma podemos escrever em uma célula:

Conta direta

=4+8 que retornará o valor 12

Conta por referência

=A1+A2 que retornará a soma do número que estiver na célula A1 com o número que estiver na célula A2.

SUBTRAÇÃO (-): o sinal de – (subtração ou menos) é outro também facilmente identificável, pois como a soma é também sempre escrito/desenhado da mesma forma, como um traço horizontal. Para utilizar o sinal de subtração podemos escrever em uma célula:

Conta direta

=4-8 que retornará o valor -4

Conta por referência

=A1-A2 que retornará a subtração do número que estiver na célula A1 pelo número que estiver na célula A2.

MULTIPLICAÇÃO (*): o sinal * (multiplicação ou vezes) é a primeira diferença que podemos ver em relação as contas quando a escrevemos em papel, onde normalmente se utiliza o sinal de x ou somente um . (ponto). Para utilizar o sinal de multiplicação podemos escrever em uma célula:

Conta direta

=4*8 que retornará o valor 32

Conta por referência

=A1*A2 que retornará a multiplicação do número que estiver na célula A1 pelo número que estiver na célula A2.

DIVISÃO (/): o sinal / (divisão) também pode diferir do que costumamos escrever em papel, onde normalmente escrevemos ÷. Para utilizar o sinal de divisão podemos escrever em uma célula:

Conta direta

=4/8 que retornará o valor 0,5

Conta por referência

=A1/A2 que retornará a divisão do número que estiver na célula A1 pelo número que estiver na célula A2.

Vamos aplicar um exemplo prático!

Digamos que queremos fazer o seguinte cálculo: um mais oito vezes dois. No Excel, precisamos escrever o seguinte:

=1+8*2

Em seguida, clique na tecla “Enter”.

A fórmula resultou no valor de 17, porque o Excel calcula multiplicação/divisão antes da soma/subtração. A fórmula pela primeira vez multiplica 8 por 2 e adiciona 1 ao resultado.

Agora, se você quer simplificar a expressão de alguns cálculos, ou definir uma ordem de cálculo, você deve utilizar os PARÊNTESES ((…)), já que os parênteses devem sempre ser resolvidos primeiro nas fórmulas do Excel. Pegando o exemplo anterior, uma conta direta, podemos aplicar os parênteses na soma, para que primeiro faça-se esses cálculos, e depois será feita a multiplicação, a saber:

=(1+8)*2 que resultará em 18

Para as contas por referência, segue a mesma lógica dos uso dos parênteses, a saber:

=(A1+A2)*A3 que retornará o resultado da soma do número que estiver em A1 com o número que estiver em A2 multiplicado pelo número que estiver em A3.


Conceitos de controle financeiro

Vamos agora falar um pouco sobre controle financeiro, para podermos preparar a nossa planilha financeira.

O controle financeiro é um conjunto de atividades que são desenvolvidas e aplicadas para obter resultados positivos nas finanças pessoais. Como se trata de um tema específico, precisamos conhecer os diferentes termos e conceitos relacionados a ele.

Veja os conceitos que lhe permitirão entender todos os cálculos necessários para analisar as suas contas:

Fluxo de caixa

É o principal item de controle financeiro, pois permite analisar a movimentação financeira do período, separando entradas e saídas nas contas pessoais. Permite manter um bom controle sobre as contas e facilita a tomada de decisão. Nesta oficina, mostraremos como montar esta planilha.

Despesas (saídas)

São todos os gastos feitos para adquirir um produto ou serviço. Isso inclui pagar as obrigações que temos por usufruir de algo ou de alguma coisa, como contas de água, de eletricidade e de telefone e impostos (como IPVA, IPTU), entre outros.

Receitas

São todos os recursos recebidos a partir da prestação de um serviço, em forma de salário, por exemplo, ou pela venda de algum produto de que se tinha posse, como carro e casa, entre outros.

Entradas

Além das receitas, podem entrar outros tipos de recursos na empresa, que serão denominados apenas como entradas. É o caso de empréstimos, por exemplo. Eles não representam uma receita, pois o valor não foi obtido por meio de salário. Contudo, trata-se de uma entrada de recurso.

Tipo de conta

Trata-se de uma classificação usada para registrar uma entrada ou uma saída pessoal. Geralmente, é escrita em letra maiúscula, para identificar a conta registrada.

Saldo

Seria a diferença entre as entradas e as saídas de dinheiro. Elas podem ser registradas em um dia ou em um outro período (mês, ano etc.).


Agora que conhecemos o Excel e conceitos de controle financeiro, vamos começar a montar as planilhas financeiras. A primeira será a de fluxo de caixa.

Antes de mais nada, valem as seguintes ressalvas:

1. Antes de começar a trabalhar e durante a montagem e o lançamento das contas, salve a sua pasta usando a opção Salvar ou Salvar como, no menu de arquivo do Excel.

2. A pasta pode ser referente a qualquer período, mas sugerimos que seja feita mensalmente.

3. A planilha pode ser referente ao controle de dinheiro na carteira ou em conta corrente, ou de ambos, conforme a sua escolha.

Feitas essas considerações, vamos montar na pasta, na planilha 1 (plan1), uma planilha de fluxo de caixa para as contas do mês de agosto de 2019.

Controlando seus gastos pessoais

Na primeira linha, em cada coluna vamos escrever em cada célula os seguintes dizeres: DATA, CONTA, HISTÓRICO, ENTRADA, SAÍDA, SALDO.

Outra coisa que devemos fazer, para melhor visualização de sua planilha, seria mexer na estrutura das colunas. Para isso, clique na letra da coluna no qual será feito a alteração (nesse caso, vamos clicar na letra C).

Clique com o botão inverso do seu mouse para que apareça uma caixa de opções, no qual você clicará em “Largura de Coluna”.

Abrirá uma caixa com o valor atual da largura da coluna, no qual você poderá modificar o tamanho, no qual recomendamos que seja feito em tamanho 40 (cm). Desse modo a coluna ficará mais larga, para que possamos inserir mais informações possíveis.

Você pode fazer outras modificações utilizando os recursos da caixa de diálogo, como aumentar ou diminuir a largura das colunas, trocar a fonte da letra, deixar em negrito, sublinhar as margens, entre outros. No nosso caso, vamos alterar somente a largura da CONTA para 15 cm, sublinhar em verde e deixar centralizada as células preenchidas e deixar as letras em negrito.

Pronto, e o que fazemos agora?

Em primeiro lugar, é necessário registrar o saldo anterior de dinheiro que você tinha no período anterior como primeiro registro, sendo que se houver dinheiro, ele será registrado como ENTRADA e SALDO na primeira linha. No nosso exemplo, vamos supor que em Julho havia R$ 50,00 (cinquenta reais) na conta bancária, no qual devemos registrar a data como 01/08 e no histórico como “Saldo anterior”.

Depois, devemos registrar todas as ENTRADAS (Receita e outras entradas) e SAÍDAS (Despesasa) pagas em cada dia do mês que estamos controlando (nesse caso, estamos no mês de Agosto).

Por exemplo, digamos que no dia 05/08 você recebeu o seu salário no valor de R$ 2.500,00. Além disso, no mesmo dia, você teve que pagar a conta de telefone no valor de R$ 300,00. Nesse caso, preenchemos as próximas duas linhas, colocando as datas de 05/08, as contas de SALÁRIO e TELEFONE, o histórico de cada uma (ao seu critério), uma entrada de 2.500,00 e uma saída de R$ 300,00.

O próximo passo seria apurar o saldo que ficou após cada lançamento feito. Para isso, em cada célula deve-se fazer os seguintes cálculos:

SALDO ANTERIOR + ENTRADA – SAÍDA

Por exemplo, no lançamento do salário, a fórmula que colocaremos na célula, que resultará em R$ 2.550,00, do saldo seria:

=F2+D3-E3

Já no lançamento do telefone, deve-se escrever a seguinte fórmula, que resultará no valor de R$ 2.250,00:

=F3+D4-E4

Portanto, qualquer lançamento posterior terá que respeitar esse procedimento para que possa apurar corretamente o quanto recebeu e pagou em cada mês, conforme cada dia que passou.

Digamos que, no nosso exemplo, tivéssemos mais cinco movimentações financeiras, a saber:

  • Pagamento no dia 10/08 de taxas da conta bancária no valor de R$ 45,00;
  • Pagamento no dia 15/08 das contas do cartão de crédito (compras de alimentos, refeição, diversão, entre outros) no valor de R$ 600,00;
  • Pagamento no dia 15/08 do aluguel do imóvel onde você mora no valor de R$ 650,00;
  • Pagamento no dia 20/08 da conta de água do mês anterior no valor de R$ 120,00;
  • Pagamento no dia 20/08 da conta de luz no valor de R$ 425,00.

Os lançamentos serão feitos da mesma maneira que fizemos anteriormente, resultando em um saldo final de R$ 410,00, no qual será o saldo anterior para o mês de Setembro de 20X9

Agora que você tem um fluxo de caixa para lançar as suas entradas e saídas em um mês, vamos criar uma planilha de gastos e receitas fixas mensais. Assim, você conhecerá a sua situação financeira em cada mês e obterá uma média daquilo que você terá para o futuro.

Controle total de gastos.

Para isso, vamos utilizar a pasta do Excel do nosso exemplo anterior e, na parte onde está escrito “Plan1”, clique no botão + (mais) no lado direito.

Imagem que mostra a parte de baixo da pasta de Excel, onde tem uma aba escrita “Plan1” e mais um símbolo de adição (+) em um círculo.

Nessa nova planilha, vamos fazer uma coluna para as contas de saída e outras três colunas com os meses onde serão colocados os valores de cada despesa. Assim, de forma simples, as criamos clicando em cada célula e colocando as contas e valores respectivos (no nosso caso, iremos colocar os gastos feitos na planilha de fluxo de caixa de agosto, e acrescentaremos os gastos fictícios dos meses de Junho e Julho).

Criamos também uma linha para inserirmos o Total dos seus gastos fixos, outra com o seu Salário e uma de Situação que irá te mostrar se sobrou ou não dinheiro após os pagamentos das contas. Isso te ajudará a visualizar onde está gastando mais.

Após inserir os valores, você verá que falta o R$. Para adicioná-lo, basta selecionar as células dos valores e clicar no ícone Formato de número de contabilização, que está circulado na figura, no alto da barra de ferramentas à direita.

Para você fazer a soma e saber qual o seu gasto mensal é só selecionar a célula de determinado mês na linha de TOTAL DAS CONTAS, colocar sinal de igual =, escrever SOMA, abrir parênteses e escrever a letra da coluna com o número do primeiro valor B2, colocar dois pontos (:) e acrescentar a última linha de valor, no caso, B7.

Ao fazer isso, selecione todas as células com os valores dessa coluna. Assim ficará =SOMA(B2:B7) como mostra no exemplo abaixo. Ao apertar a tecla ENTER aparecerá o seu gasto total.

Agora faremos o cálculo da Situação, ou seja, nele vamos ver se com o valor dos seus gastos fixos mais o que você ganha, está sobrando ou faltando dinheiro.

Para calcular, selecione a célula de SITUAÇÃO e coloque a seguinte fórmula: =B11-B9, que corresponde à coluna e número do SALÁRIO menos coluna e número do TOTAL DAS CONTAS.

Se você quiser ter uma média de gastos de determinada conta, a fórmula também é simples.

Basta clicar na célula da coluna de Média que você irá criar e colocar a fórmula =MÉDIA(B2:D2), que correspondem aos valores dos meses de junho a agosto da conta de TELEFONE. Para as outras contas, siga a mesma fórmula.

Por fim, você pode ver a tabela completa e analisar que no mês de junho a pessoa chegou a ficar no negativo, isso ajudará a ter consciência de onde está gastando mais ou menos, quais gastos podem ser cortados ou não.

Viu como é simples fazer uma planilha de gastos no Excel?

Se você fizer a sua com os seus gastos domésticos, terá mais controle sobre as suas economias.

Referências

PEREIRA, Ricardo. Educação Financeira Finanças Pessoais. Ed. Gente, 2008.

MARTELLI, Richard; ISSA, Najet M. K. I. Office 2016 Para Aprendizagem Comercial. 1ª ed. São Paulo: Senac-SP, 2016.